KSATRIA | Jakarta – Karyawan yang bertugas di bagian front office kantor, biasanya akan menerima telepon dari customer atau klien. Karyawan yang dimaksud adalah customer service, bertugas menjawab semua pertanyaan baik secara offline maupun online melalui telepon.
Namun sayangnya masih cukup banyak customer service yang tidak bisa menerima telepon dengan cara yang baik. Alhasil customer dan klien pun enggan membeli produk atau menggunakan jasa dari perusahaan tersebut.
Cara Menerima Telpon yang Baik dan Benar bagi Front Office Perusahaan
Maka dari itu bagi seorang customer service atau orang yang ditugaskan di bagian front office, harus mengetahui bagaimana cara menerima telepon yang baik dan benar sehingga terlihat profesional. Beberapa hal yang bisa Anda lakukan yaitu :
Segera Diangkat
Jika Anda sudah mengetahui dan mendengar dering telepon berbunyi, segera angkat telepon tersebut. Jangan sampai klien menunggu lebih lama untuk berbicara dengan Anda.
Jika Anda lama mengangkat telpon, bisa jadi perusahaan dinilai tidak profesional dan potensi kehilangan pelanggan pun semakin besar. Justru sikap yang responsif, cepat, dan cekatan sangat dibutuhkan bagi karyawan yang bekerja di bagian front office.
Awali dengan Sapaan
Setelah Anda mengangkat telepon tersebut, awali percakapan dengan salam yang hangat dan santun. Anda bisa menggunakan kalimat : Selamat pagi Bapak/Ibu, kami dari PT ABC, ada yang bisa kami bantu?.
Sementara itu apabila penelepon adalah orang luar negeri, Anda bisa berbicara dalam bahasa Inggris. Maka dari itu, seorang customer service wajib memilki kemampuan berbahasa asing yang baik terutama Bahasa Inggris.
Berbicara yang Sopan
Sebagai seorang customer service, Anda harus bisa berbicara dengan sopan kepada klien atau tamu baik melalui telepon maupun ketika orang tersebut datang langsung ke kantor. Dengan begitu, klien pun merasa nyaman berkomunikasi dengan Anda.
Jangan sampai keluar kata-kata yang dapat menyinggung perasaan klien atau pembeli. Karena apabila hal tersebut sampai terjadi, bukan tidak mungkin Anda akan kehilangan pelanggan karena dianggap tidak bisa memperlakukan klien secara profesional.
Berikan Respon Secara Tepat dan Lugas
Cara menerima telepn yang baik selanjutnya bagi pekerja front office selanjutnya yaitu dengan memberikan respon yang tepat dan lugas saat berbicara. Jangan sampai lelet dan lambat setiap menjawab pertanyaan dari klien.
Maka dari itu, bagi seorang resepsionis, customer service, atau siapapun yang bekerja di front office perusahaan harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Dengan begitu, setiap pertanyaan yang diberikan pastinya bisa dijawab dengan lancar.
Berbicara Seperlunya dengan Volume Suara Cukup Jelas
Memang sebagai seorang front office, Anda dituntut untuk responsif menjawab setiap pertanyaan dari klien. Namun, Anda tetap harus tahu batasan dengan berbicara sepenuhnya.
Pastikan Anda tidak berbicara di luar konteks. Saat berbicara, psstikan volume suara Anda terdengar cukup jelas, dalam artian jangan terlalu pelan dan jangan terlalu tinggi. Jika terlalu pelan, maka suara Anda kemungkinan besar tidak akan terdengar dan jika terlalu tinggi Anda akan dianggap sombong.
Menyiapkan Perlengkapan yang Dibutuhkan
Sebelum menerima telepon, Anda harus siap mempersiapkan terlebih dahulu perlengkapan yang dibutuhkan seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan telepon. Terutama bagi Anda yang baru pertama kali bekerja, pastikan sudah tahu dimana letak perlengkapan-perlengkapan tersebut di kantor Anda.
Itulah dia cara menerima telepon yang baik dan benar bagi seorang yang bekerja di front office perusahaan. Jika perusahaan Anda mencari customer service atau resepsionis yang memiliki sikap ramah, BSP Alih Daya siap menyediakannya dengan kualitas terbaik.
