Masuk dengan Google
Melihat Peluang Karir Profesi Sekretaris dan Skill yang Harus Dikuasai
Profesi Sekretaris menjadi salah satu pekerjaan yang diminati oleh banyak orang. Melansir Indeed, Sekretaris adalah profesi yang memfasilitasi orang lain untuk berkomunikasi dengan kantor and menjalin interaksi dengan publik.
Umumnya, profesi ini akan bekerja langsung dengan C-Level dalam bekerja. Selain itu, ada banyak tugas dan tanggung jawab yang akan dikerjakan seorang Sekretaris. Misalnya, menjawab dan mengalihkan panggilan telepon, menjadwalkan rapat, dan memberikan dukungan pribadi untuk karyawan lain di kantor.
Sekretaris akan melakukan berbagai tugas lainnya seperti menyimpan file, dan mengelola operasi perusahaan sehari-hari. Profesi Sekretaris juga memiliki akses ke akun pelanggan untuk menyelesaikan masalah pelanggan. Untuk lebih jelasnya lagi, Kelas.work akan membahas tuntas seputar apa itu profesi Sekretaris? Simak artikel ini selengkapnya sampai selesai, ya!
Jenis-Jenis Profesi Sekretaris
Source: Freepik
Meskipun memiliki beban pekerjaan yang cukup banyak, nyatanya profesi Sekretaris terbagi atas beberapa jenis. Dengan begitu, setiap jenisnya memiliki tanggung jawab yang berbeda. Adapun lima jenis Sekretaris antara lain sebagai berikut.
Sekretaris Pribadi
Jenis pertama adalah Sekretaris Pribadi. Sekretaris Pribadi adalah para profesional yang bekerja di belakang layar untuk membuat atasan mereka terlihat baik.
Sekretaris Pribadi bertanggung jawab untuk menangani semua tugas administratif dari atasan meliputi menjadwalkan rapat, membuat MoM, hingga mengatur rencana perjalanan dan mengelola pengeluaran.
Nantinya, kamu akan sering bekerja sama dengan atasan perusahaan untuk memastikan setiap hal yang dikerjakan berjalan dengan baik. Dengan begitu, Sekretaris Pribadi akan memberikan informasi apapun terkait kebutuhan pribadi atasannya.
Namun, pekerjaan ini tidak terikat oleh suatu perusahaan tertentu. Biasanya Sekretaris Pribadi tidak langsung berkaitan langsung dengan perusahaan selain untuk menjadi Sekretaris perorangan.
Sekretaris Organisasi
Berbeda dengan jenis sebelumnya, Sekretaris Organisasi akan bekerja dan bertanggung jawab dalam kegiatan sekretariat perusahaan. Sekretaris Organisasi akan mengurusi seluruh kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan tugasnya.
Jenis profesi sekretaris ini memiliki tugas untuk memberikan pelayanan administrasi, pelaporan, serta berkoordinasi dengan tim lainnya untuk menjalankan perusahaan. Tidak hanya itu, jenis profesi ini akan ikut membantu atasan dalam membuat perencanaan serta evaluasi dan pelaporan keuangan dalam suatu program kerja.
Sekretaris Pimpinan
Seperti namanya, jenis profesi sekretaris ini akan berhubungan langsung dengan para pimpinan perusahaan atau C-level. Sekretaris Pimpinan akan secara khusus membantu dan mengatur segala aktivitas perkantoran dan pekerjaan seorang pimpinan.
Tugas Sekretaris Pimpinan adalah mengorganisasi seluruh aktivitas pekerjaan dari pimpinan perusahaan. Misalnya, jadwal pertemuan, mengurus kegiatan administrasi dan human relations, serta menjadi perantara pihak luar yang ingin berhubungan dengan pimpinan perusahaan.
Fungsi Sekretaris di Perusahaan
Source: Freepik
Adapun beberapa fungsi dari profesi ini di suatu perusahaan sebagai berikut.
1. Sekretaris sebagai Advisor Manajemen
Profesi Sekretaris berfungsi sebagai Advisor Manajemen yang berarti kegiatan manajemen dapat didiskusikan dengan seorang Sekretaris. Terlebih lagi, Sekretaris juga bekerja dalam membuat perencanaan organisasi kedepannya.
Sebagai Advisor Manajemen, kamu memerlukan skill analisis yang baik pada setiap elemen perusahaan. Tidak hanya itu saja, kamu harus mampu cepat tanggap dan memiliki manajemen tim yang baik.
2. Sekretaris sebagai Petugas Penghubung
Seperti yang telah diketahui, profesi Sekretaris bertugas menjadi penghubung antara orang lain dengan pimpinan maupun pihak luar dengan pimpinan atau organisasinya. Sekretaris menjadi 'wajah utama' dari seorang pemimpin atau perusahaan.
Sebagai petugas penghubung, Sekretaris akan bertugas dalam menjawab telepon, email, surat resmi, dan lainnya. Dalam hal ini, profesi Sekretaris harus memiliki skill berkomunikasi dengan baik secara tulisan maupun lisan.
Sekretaris juga perlu memiliki keahlian dalam membedakan antara komunikasi yang mendesak dan kurang penting. Hal itu berguna untuk memilih kepentingan mana yang perlu disampaikan kepada pimpinan maupun organisasinya.
3. Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif
Profesi Sekretaris ini juga berfungsi sebagai pejabat eksekutif yang bertugas dalam menyelesaikan beberapa pekerjaan penting dalam perusahaan. Sekretaris harus menjalankan tugasnya dalam berbagai hal.
Misalnya, memantau dan melihat pemasukan perusahaan, bertemu dengan kolega, mendokumentasikan informasi finansial, serta membuat rancangan jadwal perusahaan.
Baca juga:
Peluang Karir Sekretaris
Source: Pexels
Jika kamu tertarik berprofesi sebagai Sekretaris, maka kamu memilih jalan yang tepat. Pasalnya, profesi Sekretaris memiliki jenjang karir yang bagus untuk kedepannya.
Meskipun banyak yang mengira bahwa karir Sekretaris tidak akan berkembang, nyatanya pekerjaan Sekretaris akan berpotensi memegang posisi atas. Terlebih lagi, pekerjaaan sebagai Sekretaris akan mencakup beberapa tugas.
Karirnya akan dimulai dari level junior hingga senior eksekutif. Dengan berbagai skill yang perlu disiapkan, maka Sekretaris akan cocok untuk masuk ke dalam berbagai posisi di perusahaan.
Skills Utama yang Harus Dimiliki Sekretaris
Source: Freepik
Dengan berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan, profesi Sekretaris memerlukan sederet kemampuan untuk melakukan pekerjaannya. Adapun beberapa kemampuan yang perlu kamu siapkan sebelum menjadi Sekretaris, antara lain:
Communication Skill
Seorang Sekretaris harus mampu memiliki skill berkomunikasi dengan baik. Pekerjaan harian yang akan dijalankan Sekretaris meliputi Customer Service yang baik. Terlebih lagi, kamu akan berhadapan langsung dengan konsumen dalam memberikan layanan yang berkualitas.
Selain itu, Sekretaris perlu memastikan kualitas layanan pelanggan dalam mengelola panggilan masuk. Kemudian, menanggapi pertanyaan tentang produk/layanan dan masalah pemecahan masalah.
Tidak hanya itu, profesi Sekretaris juga harus memberikan komunikasi yang efektif dan dukungan layanan pelanggan kepada tim administrasi setiap hari. Jadi skill ini sangat diperlukan oleh seorang Sekretaris.
Organization Skill
Tugas lainnya dari profesi Sekretaris dalam melakukan pekerjaan yang cukup banyak dalam satu waktu. Dengan begitu, kamu perlu mengatur segala aktivitas dan pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik.
Terlebih lagi, Sekretaris juga perlu mengatur jadwal pertemuan atasan sekaligus membantu kegiatan administrasi yang baik. Dalam melakukan hal itu, Sekretaris harus mampu mengorganisir tugas pekerjaan tersebut. Jadi, kamu perlu memiliki organization skill yang sebaik agar seluruh pekerjaan dapat dilakukan.
Mahir Mengoperasikan Software Administrasi
Profesi Sekretaris meliputi setumpuk kegiatan administrasi yang memerlukan skill dalam mengoperasikannya. Salah satu software yang bisa kamu gunakan adalah Ms.Office. Ms. Office menjadi salah satu software dasar yang perlu dikuasai sebagai Sekretaris.
Dengan mahir mengoperasikan Ms.Office, kamu dapat membuat dokumen, membuat agenda jadwal atasan, dan lainnya. Oleh karena itu, kamu perlu menyiapkan skill ini dengan sebaik-baiknya.
#BelajarLebihMudah Menjadi Sekretaris Andal Bersama Kelas.work
Memegang posisi sebagai Sekretaris memiliki tanggung jawab serta berbagai tugas yang perlu kamu kerjakan sesuai dengan jenis Sekretaris tersebut. Ada tiga jenis Sekretaris seperti Sekretaris Pribadi, Sekretaris Organisasi, dan Sekretaris Pimpinan yang bisa kamu coba untuk mulai berkarir pada posisi ini.
Dengan banyaknya pekerjaan, kamu harus meningkatkan keterampilan yang dimiliki. Terlebih lagi, kamu harus menjadi orang kepercayaan atasan perusahaan dan berkomunikasi dengan orang banyak. Oleh karena itu, profesi ini memerlukan beberapa skill khusus dalam bekerja.
Siap menjadi Sekretaris andal? Ayo, ikuti kelas online persiapan menjadi Sekretaris di perusahaan bersama Kelas.work. Kamu akan belajar langsung dari ahlinya seputar profesi ini sekaligus persiapan berkarir menjadi Sekretaris. Daftarkan dirimu sekarang untuk meraih karir impianmu!
Bagikan Artikel ini:
