Sekretaris adalah salah satu profesi yang cukup menjanjikan. Hampir semua perusahaan memerlukan sekretaris untuk mengelola berbagai urusan bisnisnya. Tapi, apa saja sebenarnya tugas seorang sekretaris di perusahaan? apakah hanya seputar melakukan pencatatan hasil rapat semata?
Artikel ini akan menjawab serba-serbi di balik profesi sekretaris. Simak artikel hingga akhir untuk mendapatkan informasi menarik seputar profesi satu ini.
Key Takeaways:
- Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mengelola urusan administrasi perusahaan, baik internal maupun eksternal.
- Fungsi sekretaris di sebuah perusahaan dibedakan menjadi dua yakni fungsi penghubung dan penasihat perusahaan. Biasanya, sekretaris akan berkoordinasi dengan semua pihak, mulai dari atasan hingga ke staff.
- Seorang sekretaris harus menguasai berbagai skill untuk mendukung kinerjanya. Beberapa skill yang dibutuhkan adalah bekerja dengan tim, komunikasi, pencatatan, dan public speaking.
Kenal Lebih Dekat dengan Profesi Sekretaris
Profesi sekretaris sebenarnya sudah tidak asing lagi. Hampir semua lini usaha membutuhkan sekretaris untuk mempermudah segala aktivitas administrasi.
Secara singkat, sekretaris adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif dan manajerial kepada individu atau tim di perusahaan atau organisasi.
Orang yang bekerja sebagai sekretaris akan berhubungan dengan semua departemen di sebuah perusahaan. Bahkan, mereka juga akan mengelola segala urusan administrasi dengan pihak eksternal, baik klien maupun tamu bisnis.
Untuk melaksanakan tugas yang beragam dan kompleks ini, maka seorang sekretaris harus memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang kuat, kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik, dan kemampuan untuk bekerja dengan cepat dan akurat.
Baca juga: Ketahui Serba Serbi Administrasi Kepegawaian
Fungsi Sekretaris
Sebagai bagian penting dari sebuah perusahaan, sekretaris memiliki dua fungsi utama. Berikut ini adalah dua fungsi sekretaris yang perlu diketahui.
1. Sebagai petugas penghubung
Fungsi sekretaris yang pertama ialah sebagai penghubung. Mudahnya, sekretaris bertindak sebagai penyambung lidah antara pimpinan ke bawahan dan sebaliknya, antara perusahaan ke pihak eksternal dan sebaliknya, maupun penghubung antar departemen di perusahaan.
Lewat tangan seorang sekretaris, informasi akan lebih mudah disebarluaskan.
2. Sebagai penasihat manajemen
Setelah fungsi penghubung, seorang sekretaris juga memiliki fungsi sebagai penasihat manajemen. Pada praktiknya, sekretaris akan memberikan masukan-masukan yang dirasa perlu untuk menunjang pelaksanaan berbagai aktivitas perusahaan.
Posisi sekretaris yang bisa menjangkau pimpinan hingga bawahan, sangat memungkinkan untuk memberikan berbagai saran yang efektif dan tepat sasaran bagi perusahaan.
Tugas Pokok Sekretaris
Setelah mengetahui fungsi sekretaris, kini saatnya mengenal tugas-tugas yang dibebankan pada sekretaris. Di bawah ini merupakan tugas sekretaris yang perlu diketahui bersama.
1. Notulensi hasil rapat
Seorang sekretaris memiliki tugas untuk melakukan pencatatan hasil rapat, kemudian menyusun notulensi dari rapat tersebut. Jadi, pada setiap rapat, sekretaris harus turut terlibat di dalamnya. Hasil notulensi rapat ini yang nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam penyusunan strategi perusahaan.
Baca juga: Langkah dan Tips Membuat Minutes of Meeting (MoM)
2. Mengurus pencatatan administrasi perusahaan
Tugas sekretaris selanjutnya adalah mengurus berbagai macam pencatatan administrasi perusahaan. Adapun untuk pencatatan administrasi ini antara lain meliputi; mencatat aktivitas organisasi, surat menyurat, memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date, menulis dan mengarsipkan laporan, mengurus administrasi legalitas perusahaan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen yang dibutuhkan.
3. Berkomunikasi dengan berbagai pihak
Tugas sekretaris perusahaan juga memiliki tugas untuk menjembatani komunikasi dengan berbagai pihak. Jadi, jika sebuah perusahaan akan bekerjasama atau mengadakan pertemuan dengan pihak eksternal, maka sekretaris lah yang akan mengatur segala hal yang dibutuhkan dalam pertemuan tersebut. Mulai dari menghubungi pihak eksternal, menyusun jadwal, menentukan tempat pertemuan, dan lain sebagainya.
4. Mengelola jadwal perusahaan
Sebuah perusahaan memiliki banyak agenda. Tak jarang, agenda ini saling bertabrakan satu sama lain. Oleh karena itu, dibutuhkan orang yang mengatur semua jadwal dari agenda tersebut agar bisa berjalan beriringan.
Di sinilah peran sekretaris yang tak kalah penting. Melalui sekretaris, agenda-agenda perusahaan akan disusun sedemikian rupa, sehingga dapat terjadwal secara rapi. Jadi, tidak ada satu agenda pun yang tumpang tindih dan aktivitas di perusahaan akan berjalan lebih sistematis.
5. Menyambut tamu bisnis dan klien
Tamu bisnis dan klien adalah hal penting bagi sebuah perusahaan. Di hadapan mereka, citra perusahaan akan dipertaruhkan. Oleh karena itu, dibutuhkan berbagai hal untuk menyambut tamu bisnis dan klien.
Segala hal mengenai penyambutan ini menjadi tanggung jawab seorang sekretaris. Ia yang akan mengelola dan mendelegasikan karyawan untuk membantu mewujudkan penyambutan terbaik. Tidak jarang, sekretaris akan mewakili pimpinan perusahaan untuk melaksanakan berbagai tugas yang berhubungan dengan tamu bisnis ini.
Itu tadi merupakan beberapa tugas dari sekretaris di perusahaan. Namun, perlu dipahami bahwa setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan yang berbeda terkait tupoksi pekerjaan sekretaris. Jadi, jika Anda berniat untuk berkarir di bidang sekretaris, pastikan untuk memahami secara rinci tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan yang dituju.
Pekerjaan Jadi Lebih Mudah dengan Aplikasi Appsensi
Seperti yang telah disebutkan di awal, pekerjaan sekretaris sangatlah banyak dan kompleks. Untuk itu, dibutuhkan sebuah teknologi yang bisa membantu pekerjaan tersebut. Untungnya, Appsensi hadir menawarkan solusi untuk menunjang efektifitas pekerjaan seorang sekretaris.
Appsensi dibekali dengan tiga aplikasi pokok yakni pencatatan presensi online yang realtime, payroll, dan Earn Wage Access. Tiga aplikasi utama ini akan membantu Anda dalam menjalankan berbagai aktivitas hanya melalui satu aplikasi saja.
Dapatkan informasi lebih lanjut mengenai Appsensi melalui website resmi kami. Kunjungi websitenya, dan temukan berbagai kejutan menarik yang menanti Anda. Klik link ini!
